A. Administrasi Kesekretariatan
Proses adminstrasi kesekretariatan dimaksudkan untuk mempermudah dan menertibkan setiap penyelenggaraan kerja sama guna mencapai tujuan yang terorganisir secara efektif dan efisien.
Proses penyelenggaraan administarsi kesekretariatan secara umum merupakan penjabaran dari fungsi perencanaan, pengorganisiran dan pengawasan yang dalam penerapannya memerlukan keseragaman untuk menciptakan kesinambungan informasi antar unit kerja pada masing-masing fungsi serta menyeluruh pda setiap elemen-elemen organisasi hingga nantinya tercipta suatu kondisi dimana tingkat kesalahan informasi antar elemen-elemen organisasi ataupun antar defisi, biro, tim kerja dapat diperkecil atau dengan kata lain, keseragaman administrasi akan menciptakan jalur informasi yang sehat.
B. Pedoman Administrasi Kesekretariatan
Adalah organisasi yang menuntut banyak peran yang dapat memberikan sumbangsih yang lebih besar pada anggota. Hal ini membutuhkan kerja sama yang cukup rumit. Olehnya itu, pembagian kerja dalam pengelolaan organisasi sangatlah dibutuhkan.
Secara umum dalam adminstrasi kesekretariatan berpusat dan menjadi tanggung jawab penuh pengurus harian sebagai pelaksana exekutif tertinggi. Secara khusus, administrasi kesekretariatan adalah tanggung jawab sekertaris yang bekerja sama dengan bagian kesekretariatan.
Untuk terselenggaranya administrasi organisasi yang terorganisir, maka dibutuhkan suatu tempat sebagai pusat terselenggaranya hal tersebut. Tempat penyelenggaraan ini disebut “Sekretaris Organisasi” yang juga merupakan kantor organisasi.
Sekertariat merupakan sentral segala aktifitas, sentral informasi dimana setiap elemen organisasi berhak memanfaatkan tempat ini untuk pengurusan segala hal yang berkaitan dengan organisasi.
Agar sekertariat benar-benar dapat berfungsi dengan baik, maka usaha penyelenggaraan kesekrestariatan difungsikan sebagai :
1. Sebagai pusat pengendali segala aktifitas organisasi
2. Sebagai pusat pengembagan organisasi
3. Sebagai pusat interaksi antar elemen organisasi
4. Sebagai pusat informasi organisasi
5. Sebagai pusat kegiatan organisasi
C. Pengertian Surat
Pada hakekatnya surat adalah penuangan ide, perasaan, kehendak seseorang dalam bentuk tulisan kepada orang lain untuk diketahui, dijalankan dan dijawab. Sehubungan dengan pengertian tersebut, surat dibedakan atas bentuk :
1. Bentuk Pertanyaan
2. Bentuk Pernyataan
3. Bentuk Penjelasan atau gambaran
4. Bentuk Kesanggupan
5. Bentuk Permohonan
Dengan demikian, dapat disimpulkan bahwa surat adalah sarana komunikasi tertulis dari seseorang kepada orang lain. Dalam penulisan surat, hendaklah disusun secara ringkas, jelas dan tegas dengan bahasa yang mudah dimengerti, olehnya itu, sebelum menulis surat hendaklah dipahami :
· Kepada siapa surat tersebut diajukan
· Apa yang akan disampaikan
· Kapan surat akan dtanggapi I (bila perlu sich)
D. Fungsi Surat
Bagi suatu organisasi, surat itu penting dan berfungsi sebagai :
· Alat komunikasi
· Dokumen organisasi
· Tanda bukti dan persaksian
Dengan fungsi surat sebagai alat komunikasi, maka segala kebijakan organisasi dapat tersalur kepada pihak-pihak yabg diperlukan. Demikian pula informasi perkembangan organisasi dapat diketahui dari pihak-pihak lain. Dalam organisasi, mengacu pada manfaat ini, maka cirri-ciri dari persuratan meliputi :
· Pelayanan untuk memudahkan dan mringankan urusan
· Penyebarluasan informasi atau kebijakan
· Perintah untuk oleh pihak terkait
E. Asas-asas Persuratan
Dengan asas sentralisasi dalam pengurusa surat- surat berarti bahwa segala kegiatan yang berhubugan dengan pengurusan surat- surat, penyelenggaraannya, dilakukan oleh suatu bagian atau biro.
Dengan adanya penerapan asas ini, maka senua surat masuk ataupun surat keluar harus sepengetahuan biro logistic untuk digandakan atau diarsipkan. Fungsi ini disebut “Central Mail Department”.
F. Macam-macam Surat
Secara keseluruhan dalam organisasi, ada beberapa macam surat yang dibuat sehubungan dengan aktifitas adnminstrasi dan kesekretariatan organisasi. Surat- surat tersebut adalah :
1. Surat Keputusan
Yakni surat yang dikeluarkan oleh organisasi yang merupakan keputusan atas kebijakan organisasi yang tindak lanjutnya ditujuan kepada anggota baik secara perorangan atau dalam bentuk tim kerja/kepanitiaan yang ditunjuk khusus untuk itu.
2. Surat Mandat
Yakni surat yang dikeluarkan oleh pengurus harian yang berisi mandat untuk membawa dan atau beraktifitas atas nama organisasi, secara perorangan atau kelompok.
3. Surat Tugas
Yakni surat yang dikeluarkan oleh pengurus harian yang berisi penugasan kepada anggota baik perorangan atau kelompok.
4. Surat Biasa
Yakni surat yang senantiasa bersama dalam aktifitas organisasi dalam bentuk komunikasi secara tertulis baik intern maupun ekstern organisasi.
G. Teknis Penyelenggaraan Persuratan
Dalam organisasi, penyelenggaraan surat- surat meliputi :
· Bentuk dan Isi surat
· Sirkulasi Surat
· Penyimpanan Surat
Pada bagian ini hanya akan dijelaskan tentang bentuk dan isi surat, sedangkan sirkulasi dan penyimpanan surat akan dijelaskan pada Pedoman Administrasi Kearsipan.
1. Bentuk dan Isi Surat
Surat- surat dalam organisasi adalah surat resmi. Dengan demikian, bentuk dan isinya berpedoman pada aturan-aturan yang dibuat organisasi. Aturan dan ketentuan terrsebut meliputi :
a) Syarat Umum :
· Surat organisasi ditulis pada kertas putih
· Penulisan dilakukan dengan menggunakan mesin ketik atau kompoter
· Ukuran kertas yang digunakan adalah kwarto atau folio
· Tinta penulisan adalah warna hitam kecuali kop surat
b) Bentuk Surat
Surat-surat resmi yang mengatasnamakan organisasi dalam aktifitasnya terdiri dari beberapa bagian sebagai berikut :
a) Kop Surat
Kepala surat atau lazimnya disebut kop surat adalah bagian yang menggambarkan intitusi yang mengeluarkan surat tersebut. Kop surat ini berisi Lambang, nama institusi/organisasi atau nama kepanitiaan beserta alamat secretariat yang tertulis dengan jelas (khusus untuk alamat dtempatkan dikaki surat). Hal ini dimaksudkan agar pihak yang menerima surat mengetahui institusi/organisasi dan alamat surat, jika akan dihubungi kembali.
b) Nomor Surat
Pemberian nomor surat dimasudkan agar lebih mempermudah mengklasifikasikan surat, pengersipan dan pengawasannya. Dengan penomoran surat dapat diketahui :
· Jumlah surat yang dikeluarkan
· Penanggung Jawab pembuatan surat dan pengarsipannya
· Kurun waktu kapan surat tersebut dikeluarkan
Adapun bagian-bagian dari nomor surat adalah sebagai berikut
· Nomor surat, untuk mengetahui jumlah surat yang dikeluarkan dan untuk memberikan nomor surat selanjutnya. Sedangkan untuk kepanitiaan nomor surat diurut sesuai dengan jumlah surat yang dikeluarkan.
· Tujuan surat, ditandai dengan simbol “A” untuk tujuan kintern organisasi dan “B” untuk tujuan extern organisasi (kode ini tidak terikat).
· Pembuat surat, dengan memberikan tambahan pada bagian penomoran surat. Jika surat tersebut adalah surat kepanitiaan, maka pada penomoran surat ditambah dengan kode singkatan dari panitia pelaksana yang bersangkutan.
· Status surat, untuk megetahui jenis/macam surat yang dikeluarkan, apakh surat keputusan, mandate, tugasn atau biasa.
· Bulan Pembuatan surat, dengan memberiakn symbol angka romawi sesuai dengan angka bulan pada saat surat dibuat/dikeluarkan.
· Tahun Pembuatan surat, dengan memberikan angka tahun pada saat surat dibuat/dikeluarkan.
c) Lampiran Surat
Tujuan pemberian lampiran surat adalah untuk mengetahui apakah surat mempunyai penyerta atau tidak. Jika tidak, maka cukup dengan memberikan tanda hypen ( - ), sedangkan bila surat mempunyai penyertaan/lampiran maka disebutkan berapa lembar atau berapa berkas.
d) Perihal Surat
Pemberian perihal surat adalh untuk memberikan gambaran singkat kepada pembaca tentang isi surat tersebut. Adapun aturan penempatannya disesuaikan dengan jenis/macam surat yang dibuat.
e) Kepada Siapa Surat Ditujukan
Alamat surat adalah menunjukkan kepada siapa surat tersebut ditujukan, yang ditulis dibawah perihal. Alamat surat biasanya berisi kalimat penghormatan. Kepada siapa surat tersebut ditujukan dan beralamat dimana.
f) Kata Pembuka
Kata pembuka surat dalam organisasi biasanya dimulai dengan kalimat “Dengan Hormat” dan atau untuk sesuatu yang telah jelas dapat disesuaikan dengan kebiasaan misalnya “ Assalamu ‘alaikum Wr. Wb.” (dapat pula digabung keduanya)
g) Isi Surat
Sebagaimana lazimnya, isi surat terdiri dari :
· Pendahuluan, sebagai bagian dari isi surat disesuaikan menurut aturan untuk setiap jenis/macam surat yang dibuat.
· Isi surat/Uraian Persoalan, yang perlu diperhatikan dalam uraian persoalan adalah penggunaan bahasa yang jelas dan tidak memungkinkan timbulnya salah paham atas maksud tersebut. Hendaknya isi surat singkat dan jelas.
h) Penutup Surat
Sebagaimana layaknya surat, surat juga mengatur tentang penutupan surat. Jika dimulai dengan kalimat “Assalamu ….” Maka diakhiri dengan “Wa’alaikum…..” demikian pula apabila dimulai dengan “Dengan Hormat” maka diakhiri dengan “Hormat Kami”. (dapat digabung keduanya tergantung organisasi). Kalimat penutup surat tersebut diletakkan pada paragraph selnjutnya dan sejajar dengan kalimat sebelumnya.
i) Tanggal Surat
Tanggal surat diletakkan pada bagian sisi kanan surat dan ditulis dengan tanggal masehi.
j) Penaggung Jawab
Penaggung jawab surat adalah ketua dan sekertaris. Bila surat kepanitiaan, maka penggung jawab adalah ketuan dan sekertaris panitia, yang diketahjui dan atau disetujui oleh ketua dan atau pihak pimpinan institus yang terkait jika misi surat mengtasnamakan institusi secara umum.
PEDOMAN ADMINISTRASI KEARSIPAN
Arsip dam organisasi didefinisikan sebagai kumpulan surat- surat dan dokumen. Dalam konteks makna, mungkin akan sulit dibedakan antara arsip dan dokumen. Bahkan dalam aplikasi pengelolaannya, keduanya disamaartikan dalam aktifitas administrasi organisasi. Maka untuk menghindari hal tersebut, perlu kiranya dipertegas kedua istilah yang dimaksud dalam uraian ini sebelum dibahas lebih lanjut.
Menurut definisi umum bahwa, arsip adalah dokumen tertulis, berasal dari komunikasi tertulis. Dengan demikian, yang dimaksud disini adalah surat. Sementara definsi umum untuk dokumen, tidak hanya sebatas pengertian diatas, tetapi lebih diperluas lagi, yakni juga berupa naskah tertulis yang bukan berasal (dari/bersifat) komunikasi tertulis yang menghasilakan wujud fisik berupa surat.
Untuk lebih memperjelas perbedaan keduanya, akan lebih mudah jika dilihat dari segi fungsinya, dengan menggunakan istilah “Pengersipan” dan “Dokumentasi”. Pengersipan dalam definisi fungsinya adalah, proses akumulasi surat- surat dan naskah tertulis. Sedangkan dokumentasi, tidak hanya akumulasi surat/naskah tertulis, tetapi juga termasuk gambar. Untuk pembahasan dokumentasi akan diuraikan pada bagian lain dalam administrasi kesekretariatan ini.
Administrasi kearsipan didefinisikan sebagai aktifits akumulasi termasuk proses pengelolaan surat- surat dan dokumen organisasi yang kemudian disimpan secara sistematis. Tujuannya adalah untuk memudahkan ditemukannya kembali surat- surat atau dokumen jika suatu saat diperlukan.
Tata kearsipan yang sempurna apabila semua surat dan dokumen-dokumen lainnya tersimpan pada suatu tempat tertentu dan apabila diperlukan kembali akan mudah ditemukan, walaupun sudah tersimpan lama. Pengarsipan yang baik sangatlah berguna, terutama membantu kelancaran dan kerapian organisasi pada khususnya, dan membantu perkembangan ilmu pengetahuan pada umumnya.
Surat- surat organisasi pada prinsipnya harus disimpan disekretariat. Dengan demikian pengersipan surat diluar dari lingkup arsip organisasi tidak dibenarkan.
A. Sistem Pengarsipan
Untuk pengelolaan arsip secara sistematis , maka perlu diketahui beberapa system penyimpanan surat- surat, antara lain :
1) Sistem Abjad
Yakni system pengarsipan dengan menggunakan abjad sebagai pencatatan, penggolongan dan pengurutan arsip. Untuk arsip yang berupa surat, maka kode surat pada nomor surat menjadi kunci pengelolaannya.
2) Sistem Perihal
Yakni system pengarsipan dengan pemilihan atau pengolangan surat atau dokumen menurut perihalnya.
3) Sistem Nomor
Yakni system pengarsipan dengan menggunakan nomor surat sebagai kunci pengurutan arsip.
4) Sistem Tanggal
Yakni system pengarsipan dengan menggunkan tanggal surat sebaga kunci pengurutan dalam pencatatan arsip (surat/dokumen).
5) Sistem Institusi
Yakni system pengarsipan dengan menggolongkan arsip sesuai dengan asal institusi.
B. Pengelolaan Arsip
Untuk lebih rapinya penyimpanan arsip, maka perlu ditunjang oleh sarana lain seperti map file (map arsip) ataupun tempat-tempat tertentu. Dan untuk sistematisnya serta pembedaaannya, diberikan kode map, baik untuk surat maupun dokumen.
C. Pencatatan
Langkah ini merupakan salah satu kerja yang harus dijalankan dalam proses pengarsipan. Pencatatan ini penting untuk melihat dengan mudah jurnal aktifitas, kinerja dan dinamika organisasi. Karena fungsinya seasbgai jurnal, maka pencatatan arsip harus betul-betul mampu memberikan gambaran sejauh mana Aktifitas Organisasi.
Olehnya itu, beberapa hal teknis yang harus diperhatikan untuk proses pencatatan ini (khususnya surat- surat) adalah :
1) Nomor, untuk mencatat urutan dan jumlah surat yang masuk maupn yang keluar.
2) Nomor surat
3) Asal surat, dalam hal ini institusi, oinstansi, atau perorangan.
4) Sub Kode, yakni angka atau abjad yang menyertai setelah kode. Sesuai dengan penggolongannya.
5) Tanggal surat, dalam hal ini terdiri atas : (a). Tanggal surat itu sindiri (b). tanggal masuk surat diterima atau keluar saat dikirim.
6) Perihal, yakni maksud, tujuan dan isi surat yang kemudian dicatat dalam kalimt yang singkat.
7) Tindak Lanjut, yakni catatan atas tindak lanjut surat yang diterima atau yang akan dikirim.
8) Keterangan, yakni catatan seperlunya sehubungan dengan surat tersebut.
INVENTARISASI DAN DOKUMENTASI
A. Inventarisasi
Inventarisasi adalah kegiatan pendataan atau mendaftar segala sesuatu yang menjadi milik organisasi berupa kekayaan organisasi. Inventarisasi organisasi pad pokonya dibagi atau dua yaitu :
1. Inventaris Permanen, yakni milik organisasi yang dalam jangka waktu relative lama tidak mengalami perubahan.
2. Inventaris tidak permanent,
Untuk mengontrol inventaris, maka perlu dibuatkan daftar inventaris. Adapun daftar yang dibuat sesuai dengan penggolongan inventaris sebagaimana yang disebutkan diatas dan memperhatikan hal-hal seabagai berikut :
· Nama inventaris yang dimiliki organisasi sesuai dengan penggolongannya
· Data tentang jumlah dan keadaan (baik, rusak)
· Keterangan lain sehubungan dengan keadaan inventaris.
Tujuan dari inventarsisasi adalah :
· Untuk menunjukkan kekayaan organisasi
· Menghindari adanya pemborosan
· Sebagai alat control keadaan inventaris organisasi
Penyimpanan inventaris harus dilakukan oleh orang yang bertanggung jawab dengan penunjukkan sesuai dengan job description yang telah ditetapkan. Penyimpanan harus ditmpatkan di secretariat dan atau tempat lain yang talah disepakati sebelumnya sesuai dengan kebijakan funssionaris.
B. Dukomentasi
Dokumentasi adalah aktivitas yang menyangkut kegiatan pencarian, pengumpulan, penyimpanan serta pengawetan dokumen-dokumen organisasi. Adapun bentuk-bentuk dokumen organisasi adalah sebagai berikut :
· Gambar-gambar dan foto-foto
· Tulisan-tulisan penting dan surat-surat penting
· Benda-benda berharga dan bernilai
· Surat kabar, majalah dan lain sebagainya
Fungsi dari dokumentasi ini adalah untuk kepentingan penyusunan laporan kwartal tahunan organisasi sertatanda bukti yang sah. Sah yang dimaksud disini adalah; bahwa dokumen adalah suatu tanda bukti yang sah menurut hukum dari peristiwa-peristiwa atau suatu kejadian dan kemudian disimpan. Fungsi lain adalah, dokumen yang disimpan ini juga sangat penting dalam penyusunana gambaran aktivitas organisasi.
Sehubungan dengan pentingnya dokumen, maka perlu system dokumentasi yang bak serta sarana yang mendukung dalam pemeliharaannya. Sarana pendukung yang diperlukan sebagaimana dengan bentuk dokimen yang tertera diatas adalah :
· Map-map dokumen
· Lemari dokumen
· Album foto
· Map klipping
ADMINISTRASI KEANGGOTAAN
Bahwa organisasi dalam aktivitasnya juga berfungsi sebagai organisasi kader. Olehnya itu anggota merupakan sasaran kerja, pembinaan dan pengkaderan organisasi. Untuk menunjang aktivitasnya itu, maka diperlikan administrasi keanggotaan dalam rangka terciptanya sasaran kerja yang kongkrit dan terarah.
Organisasi adalah lembaga yang eksis melembagakan salah sati civitas akademika yamni mahasiswa- mahasiswa dalam aktivitas kelembagaan berlaku sebagai subyek dan obyek dengan peran yang senantiasa berkesinambungan. Maka berangkat dari landasan itu, organisasi akan berusaha menjaga kesenimbangunan dengan menerima dan membina anggota baruu, dengan melalui berbagai proses (ex. Okspek)
Comments (0)
Posting Komentar